最近因為武漢肺炎疫情，企業紛紛刪減非必要的聚會或出差，許多實體訓練也被迫暫停或取消，造成人資訓練部門非常大的困擾。
對公司而言：短期的挑戰，是如何安撫受影響的學員、講師、支援單位，化解各項爭議；中期的挑戰，是如何調整閒滯員工的工作內容，減少公司損失；而長期的挑戰，則是如何在實體訓練中斷之後，仍能持續推動訓練方案，提升企業競爭力！
也因此，這幾天就有好幾位人資朋友打電話來諮詢，以下就是我整理出來的心得與建議，希望對大家有所幫助。
以數位學習作為防疫對策
前幾天一位在大陸教書十多年的教授朋友告訴我，他這次返台後暫時不回去了。我驚訝問道：「你辭職啦？」他說：「沒有啦！大陸教育部最近發了一個緊急通告，要求各級學校採用數位學習作為防疫對策，所以從下學期開始，我也必須採用數位學習啦！」
我問：「你以前有使用數位學習的經驗嗎？」
他回：「完全沒有！以前我住學校宿舍，可以直接和學生面對面授課，當然不會想用數位學習！」
我問：「那現在被迫使用數位學習，會覺得很麻煩嗎？」
他笑道：「保命第一，保飯碗第二，其他都是小事啦！」
這段對話不禁讓我聯想：大陸的教育部應該是地表上最大的訓練機構，當它決定以數位學習作為防疫對策，必有值得借鏡之處！在過去承平時期，企業的訓練部門若想推動數位學習，往往會遭遇各種阻力；但在目前疫情蔓延之際，數位學習成為防疫的最佳對策。此時推動，不僅阻力最小，效益也最大。有心推動者，應該選在此刻提出完整方案，必能獲得最多的響應與支持！
如何安排居家隔離同仁的工作內容
當同仁在防疫期間必須居家隔離或在家工作時，該如何調整其工作內容，才能為公司創造最大效益？
在可能範圍內，當然是請他們透過網路或電話，繼續執行原有工作！但如果還是剩下很多閒滯時間怎麼辦？我建議，訓練部門應該請他們利用空閒，進行數位課程的開發或閱讀！
比方說，如果某些同仁的專業技能對公司相當寶貴，過去卻因為工作忙碌而無暇編寫教材，此時就該請他們幫忙編寫教材！這項工作最適合在隔離環境下進行，可以心無旁騖地認真寫作！這不僅能為公司創造最大價值，也是在幫訓練部門創造成果喔！
另外，一般同仁過去往往因為太忙而無暇參加訓練部門所規劃的實體課程，此時若能安排他們在空閒時，自行完成數位課程的學習，不僅能提昇其職能，也能協助訓練部門達成預定績效，可謂一舉兩得！
如何協助講師開發數位課程
你可能會擔心：「一般講師若未受過專業訓練，將無法開發數位課程！」其實這是多慮了。數位課程的成功關鍵在於內容講稿，而不在於媒體製作技術。講師只要能寫出一份結構嚴謹、條理分明、舉例適當的講稿，做出來的成果絕對不會差到哪裡去！
如果想確保品質無虞，可以請外部專家幫這份文稿調整結構、修飾語句、提供建議。或者乾脆請專家和講師針對講稿進行雙向溝通，釐清疑點後，再請專家重新改寫文稿。根據我的經驗，這樣改出來的講稿，其品質甚至接近廠商所開發的套裝課程！
至於媒體後製也不用擔心：如果想省錢，請講師直接把講稿做成PPT，放上網之後其實也是一個簡單的數位課程啦！如果想精緻一些，則可以請講師自學一套編輯軟體，獨立完成數位課程的後製工作。而如果想省事，也可以把後製工作委由外部廠商負責，又快又方便，完全不用操心！
謹慎的講師可能會擔心：許多實體的操作步驟，諸如機台維修流程，可能難以做成數位課程！其實恰好相反，在這個手機畫素直追專業攝影器材的時代，你只要用手機拍照或錄影，就可以把操作步驟記錄得清清楚楚，成為非常優質的媒體素材。只要文稿設計得宜，這些步驟在電腦螢幕上看起來，絕對比現場展示更清楚，更適合學員學習！
如何在短時間內產出大量數位課程
如果訓練部門想在短期內產出大量的數位課程，供全體同仁在防疫期間使用，該如何進行呢？
最簡單的方法，就是「立即徵召大量講師，進行課程開發」。但如果內部講師人數有限或自製能力不足時，也可以透過採購，直接從外部廠商取得所需課程。廠商安裝課程是非常快的，拖累進度的往往是訓練部門以及採購部門的決策進度！
那有沒有不花錢就取得教材的方法呢？嗯…好吧，我也提供一個免費的方法：請部門講師或主管，針對所負責的訓練主題，從網路上蒐集相關的學習資源如影片、網站、文章…，把這些資源的「網址」（不是內容喔）分門別類整理成一份PPT，並撰寫相關說明指引，然後把這個PPT發佈到學習平台上，請同仁研習這份PPT，並點選所附網址，自行瀏覽相關學習資源。這樣子做，就可以簡單快速地產出一大批免費又合法的數位課程啦！
如何快速建構數位學習平台
你可能怨嘆：「我們公司沒有數位學習平台，你講的方法根本不可行！」「即使我現在建議公司採購學習平台，安裝好也是一年後了，根本緩不濟急！」那我真的要告訴你，你的資訊已經落伍啦！
在過去，採購學習平台往往要經過「跨部門溝通、需求評估、採購比價、客製化設計、系統整合、資料轉檔、結案驗收…」等環節，每個環節都牽扯眾多部門的意見整合，所以從發想到結案，花上一年以上是常有的事！
但說實在的，這個過程會這麼複雜耗時，其實是因為主事者太貪心，想在一個案子裡綁進太多功能（差勤管理、薪資管理、績效管理、目標管理…），才會讓學習平台的建構如此曠日廢時！
如果主事者能縮小胃口，把焦點放在「建構數位學習平台」這個單純的需求，要滿足這個需求其實非常簡單快速！有多快？我可以親口告訴你：「順利的話，不到半天就架設完成了！」會拖累進度的，往往是企業內部MIS部門所訂下的重重規矩與限制！
而近年來，雲端運算越來越成熟，其快速部署、高擴充彈性、低總體成本…的各項優點，也讓數位學習平台的架設方式有了新的風貌：許多企業開始採用「訂閱租賃模式（Service On Demand）」，直接在廠商的學習平台上開課，幾分鐘內就可以把課開好，把帳號建好，讓學員可以馬上開始閱讀數位課程。
對訓練部門而言，這種開課方式不僅簡單快速、成本控管方便（訓練結束就關掉課程，不必再付費），而且還可以避免和MIS打交道（很多人資同仁都不喜歡和MIS打交道，哈哈），所以成為一種新興的替代方案！
當然，如果你想開的課程數量龐大，受訓同仁眾多，可能會擔心累計成本過高，那你也可以採用主機託管方案，直接跟廠商在雲端租一個完整的學習平台，可以掛上公司自己的Logo、設定指定的防火牆、安裝不限數量的課程…，甚至連課程管理的工作也可以委託廠商負責。根據我們多年來的運作經驗，這種操作模式絕對能大幅降低數位學習平台的總體擁有成本，而且更快速、更方便、更有彈性！
如何提升講師與學員的互動
你可能好奇：「數位課程似乎只是單向的知識傳播，如何才能讓講師和學員有更深度的互動？」
其實，大多數的學習平台都會附帶一些簡單的互動工具，但實務上很少講師會使用，所以結果往往是擺著好看而已。不過，如果貴公司的講師非常認真，想把課程設計得豐富多元，要求學員除了閱讀課程之外，還得接受測驗、留言分享、上傳行動方案、學員互評、線上開會、同步討論、投票表決…，那該怎麼辦呢？
這個時候，千萬別急著找軟體工程師去客製化這些功能，這絕對是天價而難以維護。比較好的對策，是先採用「訂閱租賃模式（Service On Demand）」，在雲端租賃一些專門的功能給這些講師使用。這樣算起來絕對更簡單、更划算、也降低開發失敗的風險。但這個主題再講下去就扯遠了，將來有機會再探討吧。
結語
所謂「危機就是轉機」，對一個因循傳統的人資訓練同仁而言，這次疫情將是苦不堪言，績效下降勢所難免；但對一個創新求變者而言，這次疫情反而是個創造卓越績效的契機！而成功關鍵將在於你能否「快速反應、策略思考、順勢而為、深度聚焦、數字管理」！
如果您是個創新求變的人資訓練同仁，而且想進一步瞭解本文所提建議的實作細節以及相關經驗，我們很樂意提供免費的諮詢服務，一次一個小時，歡迎來電預約！
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