說來慚愧,因為3C產品汰舊換新的速度太快了,使得我對於萌芽中的技術,向來採取觀望態度。對於iPad,我原先也抱著輕忽態度,覺得它可能只是一時熱潮,不足以撼動江山,沒想到最近某客戶打電話給我,說他們買了上萬台的iPad, 請我協助他們推動iPad在訓練部門的應用,我才猛然發現,啊,我竟然犯了一個全天下男人…呃…不…全天下專注於本業的人都會犯的錯誤~沒注意到iPad已經全面進佔我們的生活了…

iPad浪潮席捲而來

根據Apple執行長Tim Cook在2011年底表示,美國前500大企業中,已經有92% 正在測試或使用iPad。Business Journals調查也指出,iPad在美國小型企業的使用率,也從2010年的9%增加到2011年的34%。

台灣企業一向偏好PC,但這個習慣正在改變,許多金融業及壽險業已開始把iPad當作「行動櫃檯」來服務客戶。房仲業以及汽車業也開始把iPad當作展示平台,以更親切互動的方式介紹型錄。許多大型醫院的醫生與護士們也使用iPad與病人一起瀏覽病歷、X光片、核磁共振影像等資料。日本知名企業軟體銀行,甚至要求旗下兩萬名職員通通使用iPad,禁用印表機,所有文件都必需以電子型式傳送、簽核、閱讀!

很顯然,用iPad來提昇員工效能已經是一股不可擋的趨勢,而這股趨勢,也將為訓練部門帶來許多新挑戰,諸如:

  • 如何利用iPad的優勢,改善企業工作流程、提昇員工生產力。
  • 如何輔導員工順利採用新的作業流程,摒除舊有工作習性。
  • 如何設計出適用於iPad的數位教材,讓企業知識更迅速有效地傳送到工作現場。
  • 如何將iPad運用在實體訓練中,提昇傳統訓練的成效。

接下來,就讓我們一步一步地剖析iPad現象,進而提出一些應對策略!

iPad和Notebook 的主要不同點在哪裡

iPad和notebook的差異,類似當年notebook和desktop的差異:iPad 比notebook更輕薄、更易於攜帶,更能融入工作情境,但iPad的功能及運算能力則不如notebook。iPad就像是一把瑞士萬用刀,雖然不如廚房的菜刀好用、價格也更貴,但在登山露營、野外踏青這種場合,它卻是最佳良伴。

iPad將在哪些領域取代Notebook

  1. 電子書閱讀器:雖然notebook也可以讓你閱讀電子書,但讀起來還是在讀一份電腦文件。而iPad的形狀、重量、觸感、以及可以在床頭、沙發、甚至廁所輕鬆閱讀的使用習慣,才讓你真有「讀書」的感覺。
  2. 多媒體展示器:iPad讓你可以隨時隨地展示影像、聲音、圖片、文字等多媒體資料。過去用notebook簡報時,你必須與客戶一起注視著電腦螢幕或者投影幕,而現在用iPad簡報時,你卻可以和客戶一起在桌面上共同翻閱一份「動態文件」。這樣的使用方式,讓你可以和客戶建立更親密,更自然的互動關係。
  3. 現場資料蒐集器:iPad讓你可以在工作現場輸入文字、拍攝影片、錄製聲音,並當場將資料傳回總部,並即時獲得回饋。過去你必需以兩階段才能處理完畢的工作~先在現場取得資訊,等回到辦公室再鍵入資訊,現在則可以一氣呵成,讓流程大幅簡化。
  4. 社交遊樂器材:透過簡單的軟體,iPad可以化身成吉他、鋼琴等樂器,或者提供如憤怒鳥的遊戲,讓你與眾人同樂。雖然你也可以在notebook中使用類似軟體,但iPad融入現場情境的能力卻遠非notebook所及。所以你可以在實體課程中,以iPad當作破冰的工具,或者設計出獨特的活動,讓課程更精彩有趣。
  5. 結合情境的特殊功能:你可以針對企業情境,開發出專有的App程式,供iPad使用者使用。雖然這些功能也可以在notebook上使用,但iPad能更深入地進入工作情境!

總結而言,iPad最顯著的威力,在於它「輕、薄、不顯眼、不佔空間、保持連線」的特質,讓它可以「充分融入工作情境、不破壞人際互動行為模式」。而這樣的特性,也將為教育訓練帶來新的機會。

哪些訓練將因iPad而受益

iPad最顯著的優勢,是它能夠「充分融入工作情境、不破壞人際互動行為模式」。所以,對於那些「無法在辦公桌前執行任務,必需整天在外與客戶或廠商溝通互動」的同仁們,iPad將有機會成為絕佳的EPSS(Electronic Performance Supporting System),簡稱「電子績效支援系統」,讓同仁可以在工作現場直接完成工作。

對訓練單位而言,iPad這種「充分融入工作情境、不破壞人際互動行為模式」的特質,也非常適合OJT(on the job training)的訓練,讓同仁在工作現場就接受訓練,而不必一定要回到教室才能接受訓練。

iPad對訓練課程的設計有何影響

當iPad可以不留痕跡地融入工作情境,不打擾你和其他人(同仁、客戶、廠商…)的互動時,它就可以成為一個「完美的電子小抄」,引導你輕鬆順利地完成工作。舉例而言:業務員在向客戶推銷產品時,可以當場按照iPad上所引導的步驟,點選相關影片或圖片,對客戶做出精彩深入的介紹。再舉一個例子:主管在面談應徵者,也可以當場根據iPad上所引導的面談步驟,查閱適當的問句範例,對應徵者提出深入的問題。

所以,過去許多需要學員記憶的課程內容,將可以改成「電子小抄」的型式。學員只要能隨時找到就好了,不必死記這些知識。

設計iPad電子書要注意哪些事項

Apple在今年一月發表新一代的電子書編輯軟體之後,功用強大,讓你可以將圖片、影片、年代表、測驗題目都精巧地整合在一起,成為一本精美的電子書,比起專業的印刷成品有過之而無不及。

而且,你不僅可以輕鬆管理成千上萬的電子書,還可以採用「多指觸控」的方式,輕鬆地瀏覽各電子書,並對感興趣的多媒體資料,以手指放大、播放、收納。我這麼說你可能沒什麼感覺,不如觀看下列影片展示吧!

結語

iPad是一個新的工具,我對於它未來在企業的應用型式,抱持著高度的興趣。因為我相信,透過適當的設計與應用,它將可以讓企業,以過去無法達成的方式,改善工作流程,提昇員工的效能!