前言
最近又進入預算規劃的旺季，有訓練同任打電話來，說他們雖然對於數位課程深感興趣，卻不知道如何說服公司採購，希望我們能提供一些資料或方法，來協助他們做決策!
的確，「採購決策」一向是個惱人的議題：如何找出合適的評鑑方式？如何挑選最合適的產品？如何說服主管同意？這些都是困難的挑戰，如果沒有周詳準備，往往事倍功半，甚至徒勞無功！
基於服務客戶，我決定寫出以下這套採購決策技巧。它擷取了Philips的ROI評鑑模型的菁華，但改變其評鑑順序，也去除與採購決策無關的細節，所以更符合實務需求。它的用途是「事先評估」，而一般的課程評鑑則是「事後評估」，兩者外型相近，但內涵則大為不同！
數位課程採購決策的五個面向
公司要採購一項產品，絕對不會只考慮產品特性，還會顧慮到該產品和公司文化制度的相容性、和公司營運目標的契合性、以及整體的成本效益。
也因此，如果你想提出數位課程的採購案，就必須站在經營者的角度來思考，把主管所關心的議題事先分析清楚。這樣即使最後沒有成案，主管也會覺得你思慮周密，將來就會更信任你的意見！
所以，我建議你，要從五個面向來評估數位課程的採購案，分別是：成本效益、文化制度相容度、軟硬體支援度、課程內容契合、學員接受度。
面向一：成本效益
「成本效益」是所有經營者採購產品時的最主要考量。所以，你必須能夠證明「採購數位課程所創造的效益，高於所支出的成本」，主管才會買單！
由於每個公司的特質都不一樣，同樣的數位課程，應用在不同公司，會產生不同的成本效益，所以你無法直接引用別公司的數據，而必須自行計算！
如何具體計算出數位課程的成本效益呢?方法有很多種，但最簡單而直覺的方式，就是把數位課程和實體課程進行比較，就可以產生清楚的結果。
以成本而言，實體課程的成本包括以下八個項目，而數位課程則只有教材成本一個項目：
- 講師薪資：授課鐘點費。
- 學員薪資：所有學員的時薪總和。
- 教材成本：所有學員的紙本講義。
- 教室成本：若外訓，則要租借場地。
- 交通成本：所有學員的差旅費用及時間成本。
- 行政成本：開課前各種溝通聯絡成本+跟課人員薪資。
- 餐飲成本：所有學員的餐費。
- 機會成本：所有學員因為受訓而需要找人代班的成本。
以效益而言，數位課程相較於實體課程，則有下列優點：
- 課程內容：數位課程可讓評估人員事先檢驗所有內容，實體課程則無法事先檢驗。
- 授課技巧：數位課程可讓評估人員事先檢驗講授技巧，實體課程則無法事先檢驗。
- 精簡程度：設計精良的數位課程，可以做到字字珠璣，言必有中。實體課程通常較鬆散，因為要花時間暖場、休息、還要等落後的學員趕上進度。根據我身兼數位課程設計以及實體課程講師的經驗，一小時的數位課程內容若用實體課程來上，大概要花三小時以上。
- 演練機會：模擬課程可提供非常深入且個人化的演練機會，實體課程則難以達成。
- 自主學習：數位課程讓學員可依照自己的需求，調整閱讀進度，並讓學員在長達一年的時間內隨時複習，或者在遇到問題時及時複習。實體課程則無此彈性。
- 開課人數：數位課程即使只有一人也可開課。而實體課程，則必須湊足一定人數才符合經濟效益，有時候甚至還必須把不同程度的學員集合在一起上課，不僅造成教學的困境，學習效果也不好。
- 開課時機：數位課程隨時都可開課。以新人訓為例，報到當天就可開課，不必等待，也不必配合講師時間。
- 開課場地：不受空間限制，不像實體課程，要將跨區甚至跨國的同仁集中在一起上課。
面向二：文化制度相容度
「文化制度的相容度」也是必須考量之處。你必須事先思考公司內部的文化、制度、或習慣，看是否與訓練目標保持一致。如果有妨礙之處，就要先想好改進措施，這樣主管提問時就可從容回答。
舉例而言，若要落實「教導能力」，僅僅採購「教導能力數位課程」效果有限，最好能配合訂定相關制度，諸如「將教導能力列為主管職能」、「建立360度績效考核制度」、「邀請高階主管進行政策宣示」，這樣才能讓課程發揮最高效益。
通常，傑出的數位課程廠商，會有許多客戶經驗可以分享，你可以請他們提供成功典範。我們就經常和客戶分享這方面的經驗。
面向三：軟硬體支援度
你同時也要評估公司現有的軟硬體設備，是否能讓數位課程順利使用，諸如是否有學習平台？平台是否和課程相容？頻寬是否足夠？
這些評估工作，通常可以由訓練同仁和數位課程廠商合作進行，事先找出可能遭遇的困難，並擬定妥善的對策。有時候，甚至要請公司MIS參與討論。
對於有疑慮的客戶，我們通常會提供測試課程，讓客戶可以在採購前就進行實際的安裝測試，以確保所有環節都能順利運作。
面向四：課程內容契合度
這個面向的評鑑目的，在於檢查課程所傳授的知識技巧，是否符合公司需求，而評估重點則是課程的「綱要結構、章節內容、教學策略、講授技巧」。
一般而言，設計精良的數位課程，讀起來簡潔清楚，言之有物，讓你在短時間內，就能對訓練內容有清楚而全盤的瞭解。而設計不良的課程，則是冗長龐雜，雖然課程大綱琳瑯滿目，內容卻是東拉西扯，支離破碎，無法為學員建構一個有邏輯，有系統的知識體系。
這部分的評鑑，可以藉由比較多家廠商的課程產品，以掌握評鑑標準。而這工作通常得由訓練部門或者使用單位的部門主管來執行，一般受訓學員，因為本身對訓練主題的認識有限，往往無法提供有效意見。
面向五：學員接受度
這個面向的評鑑目的，在於瞭解整個課程的表現方式，是否能引起學員足夠興趣，讓他們願意讀完內容。畢竟，如果學員排斥這個課程，即使內容再好，也不會有任何訓練成效。
許多人會把這部分的評鑑，稱之為「學員滿意度」，但我覺得這個名詞已經被過度濫用，產生嚴重的弊病了，所以我才改成「學員接受度」這個名詞。
所謂「良藥苦口」，一個課程的價值，不能單純用「學員滿意度」來評斷。就像我們不能用藥品的好吃程度，來評鑑藥品效力一樣。因此，「滿意度」雖然重要，卻也只是五個項目之一。你如果把它當作唯一標準，反而會衍生許多流弊。
這部分的評鑑工作，應該由訓練專員，或者部門主管，藉由「試讀課程」的方式，來「推測」學員的接受度。也許有人會建議，乾脆請所有學員來試讀，然後填寫「滿意度」問卷就好了。但這種方式，只能用在課程採購之後，無法運用在採購評估階段~畢竟還沒採購，怎麼可能請所有學員試讀呢？而且，一般學員，並無法像訓練同仁一樣，有機會比較多家產品，其意見也就不夠客觀。
結語
以上就是數位課程採購決策的五個評鑑面向。你在向主管提出任何課程主題的採購建議前，可以用這五個面向，來歸納整理你的論點，做出精闢的簡報。如果五個面向都合格，代表該課程值得採購。如果任一個面向不合格，代表準備還不充分，你應該蒐集更多資料，或者提出更妥善的改進措施之後，再提出建議。
而關於第一個面向「成本效益」的評估項目，我先前曾寫在一個excel表中，還加上參考數據，寄給客戶參考，其內容和本文大同小異，如果您有需要，也可來函索取。
學會這套評鑑技巧，不僅能協助你進行更有效率的數位課程採購決策，未來也可以延伸應用到其他訓練產品的採購決策，諸如學習平台、訓練工具、甚至實體課程等等。同時，它還能提昇你的思考分析能力，以及與他人溝通的論述能力，可說是個很有價值的學習活動，希望大家享受這樣的過程！